Financiën: Saldo-controle & correctie
Het is verstandig om af en toe de financiën te controleren en zonodig te corrigeren, met name aan het eind van het jaar.
Om dat te doen, moeten een paar stappen gedaan worden.
- Zorg er voor dat voor lopende verkooporders en inkooporders is aangegeven of de betaling ontvangen/gedaan is; de openstaande orders moeten dus bijgewerkt zijn.
- Kies vanuit het hoofdmenu achtereenvolgens Financiën > Kas- en bankboekingen bekijken > Controle.
Aan de linkerkant zie je de bankgegevens staan, aan de rechterkant de kasgegevens:
Bankgegevens
Bij bovenstaand voorbeeld zijn er in het HAP 2 bankrekeningen opgevoerd. Dat aantal kan variëren tussen 1 en 5.
Vul bij alle afzonderlijke bankrekeningen nu het daadwerkelijke saldo in. In dit voorbeeld dus €1831,85 en €272,27.
Volgens de gegevens in het HAP is ontbreekt er nu €200.05. Voor dit verschil kunnen er diverse redenen zijn
- Niet alle inkomsten of uitgaven zijn geboekt
- Inkomsten of uitgaven zijn verkeerd geboekt (verkeerd bedrag, verkeerde bankrekening, inkomsten i.p.v. uitgaven, etc)
De afwijking kan dan opgespoord worden door alle financiële boekingen te bekijken, en stuk voor stuk te vergelijken met de bankoverzichten. Desgewenst kan je de HAP-boekingen eerst in een Excel-bestand zetten.
Als je de fout hebt gevonden, kan die gecorrigeerd worden. Doe dat net zolang totdat het verschil €0,00 is. Als dat zo is, klik dan op Controle gedaan. De datum onderin wordt dan aangepast. Dan weet je bij een volgende controle tot hoever je nieuwe afwijkingen moet nazoeken.
Mocht je geen afwijkingen vinden, of de afwijking is te klein om alles na te zoeken, dan kan je ook een correctie toepassen. Dat kan via Financiën > Financiële boeking. Stel dat het HAP aangeeft dat er €2,45 te weinig in het HAP is, dan kan dat als volgt:
Dan zal daarna het controle-scherm aangeven dat het banksaldo OK is. Klik dan op Controle gedaan.
Kasgegevens
Vul van elke muntsoort en bankbiljetsoort het aantal in wat je in kas hebt. In bovenstaand voorbeeld geeft het HAP aan dat er €0,12 te veel in kas zit.
Over het algemeen zal het lastig zijn om na te gaan of alle kasbewegingen goed zijn gegaan. De handigste manier om dit op te lossen, is een kascorrectie:
Dan zal daarna het controle-scherm aangeven dat het kassaldo OK is. Klik dan op Controle gedaan.